Blog 7: Procès-verbaux adéquats pour l’administration et l’assemblée générale de coopératives

Etablir correctement le procès-verbal. L’importance du procès-verbal et de la consignation de son contenu est souvent sous estimée. Or, le procès-verbal ne sert pas uniquement de base pour les inscriptions au registre du commerce, il est aussi un instrument important ayant pour but d’informer, de contrôler et de conserver les preuves.

Compte tenu de l’objectif des procès-verbaux, le rédacteur ou la rédactrice du procès-verbal est tenu(e) de rédiger des procès-verbaux adéquats, juridiquement valables, autant sur le plan de la forme que du contenu. Cela nécessite une compréhension des conditions cadres, des contextes et des contenus discutés. Les procès-verbaux sont des instruments d’information, de contrôle, ils servent de preuve. Par contre, ils n’ont pas d’effet juridiquement contraignant. Les décisions prises par l’administration et par l’assemblée générale sont valables et obligatoires, même si elles n’ont pas été consignées ou consignées de façon incorrecte
 

Obligation d’établir des procès-verbaux

Le droit de la coopérative oblige l’administration à établir ses propres procès-verbaux et ceux de l’assemblée générale (Art. 902 al. 3 chiffre 1 CO). On ne trouvera aucune autre directive concernant la tenue du procès-verbal dans le droit de la coopérative. Pour s’orienter, on peut se référer aux dispositions du droit des actions, qui contiennent des prescriptions minimales pour la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale (Art. 702 CO) et des séances du conseil d’administration
(Art 713 al. 3 CO). De plus, l’ordonnance sur le registre du commerce contient également des prescriptions stipulant par exemple que, pour chaque forme juridique, un procès-verbal doit être établi pour les faits à inscrire qui reposent sur des décisions ou des élections d’organes et qui ne doivent pas être établies sous la forme authentique, à moins que la réquisition à l’office du registre du commerce ne soit signée par tous les membres de l’organe (Art. 23 de l’ordonnance sur RC).

Contenu

Conformément au contenu minimum prescrit par le droit de la société anonyme pour les procès-verbaux des assemblées générales, le procès-verbal d’une assemblée générale de société coopérative devrait contenir au moins les informations suivantes :

1.    Date, début et fin ainsi que genre et lieu de l’assemblée générale

2.    Nombre de voix représentées

3.    Décisions et résultats des élections

4.    Le cas échéant, les demandes d’information formulées lors de l’assemblée générale et les réponses qui ont été données

5.    Le cas échéant, les explications fournies par les membres

6.    Le cas échéant, les problèmes techniques importants survenus lors du déroulement de l’assemblée générale.

Les procès-verbaux des assemblées doivent être accessibles dans les 30 jours.

Les procès-verbaux de l’administration devraient contenir des explications concernant les délibérations et les décisions prises lors de chaque réunion, conformément au droit de la société anonyme (Art. 713 al. 3 CO). Alors qu’il est suffisant que les procès-verbaux des assemblées générales contiennent les décisions et les résultats des élections (procès-verbal de décision), les procès-verbaux de l’administration doivent en plus informer des discussions qui ont été tenues. Un procès-verbal n’est pas exigé, mais il doit être possible de suivre de façon compréhensible les discussions et les considérations de l’administration avant la décision proprement dite. Les procès-verbaux de l’administration contiennent régulièrement des données sur la date, l’heure, le lieu et la durée, la participation et les absences excusées (hôtes éventuels incl.), les destinataires du procès-verbal et sur les documents et les annexes.

Le procès-verbal de l’assemblée générale et le procès-verbal de l’administration doivent être signés par le rédacteur et par le président, ils doivent mentionner la date à laquelle ils ont été établis.
 

Qualité de l’acte

Un procès-verbal d’assemblée générale a la qualité de titre dans la mesure où il sert de document justificatif pour une inscription au registre du commerce (ATF 120 IV 199). Un procès-verbal contenant de fausses déclarations constitue un délit punissable (faux intellectuel dans les titres), il peut être passible de prison ou d’amende (avec inscription au casier judiciaire).
 

Instrument d’information

L’information sur les discussions menées, leurs fondements et les décisions correspondantes, constitue une fonction pratique importante du procès-verbal. Ces informations servent aussi bien aux membres de l’administration – en particulier s’ils n’ont pas pu prendre part à la séance – qu’à la coopérative elle-même. Les procès-verbaux facilitent par exemple aussi le traitement d’une affaire, la documentation et la collecte de savoir-faire, l’évaluation du travail ou la composition de l’administration, ou encore la rétrospective historique. Chaque membre de l’administration est en droit de demander que ses propositions, ses opinions et ses votes figurent explicitement

dans le procès-verbal.
 

Instrument de contrôle

Le procès-verbal permet de contrôler la mise en œuvre des décisions prises par l’assemblée générale et l’administration. Un procès-verbal fiable aide l’administration à retravailler les séances de manière ciblée. Une liste des suspens, continuellement mise à jour et jointe au procès-verbal, constitue une aide précieuse pour accomplir efficacement la tâche de contrôle. De plus, le procès-verbal peut également servir au contrôle de qualité du travail de l’administration (présence, apport et accomplissement des devoirs de chaque membre, respect du calendrier des séances, traitement des points à l’ordre du jour et des sujets réguliers.
 

Instrument de preuve

Le procès-verbal sert de preuve en ce qui concerne les discussions menées, les clarifications effectuées, les opinions exprimées et les décisions prises. Il constitue la base des inscriptions au registre du commerce (un extrait du procès-verbal suffit) et sert de base à l’évaluation d’éventuels manquements aux obligations de droit civil ou pénal dans les procès en responsabilité.  Au vu de ces éventuelles questions de responsabilité, il est conseillé à chaque membre de l’administration de faire consigner, dans le procès-verbal, les réserves qu’il aura émises à l’encontre de certaines décisions. Enfin, le procès-verbal constitue une preuve vis-à-vis de tiers (par ex. les banques) et des autorités pour des décisions correspondantes prises par l’assemblée générale ou par l’administration.

La « Business Judgement Rule » stipule que les tribunaux s’imposent une certaine retenue dans l’évaluation à posteriori des décisions commerciales qui ont été prises dans le cadre d’un processus décisionnel irréprochable, reposant sur une base d’informations appropriée et exempt de conflits d’intérêts. Si un procès en responsabilité doit avoir lieu, les procès-verbaux de l’administration constituent un moyen de preuve essentiel, montrant que les règles ont été suivies et que la « Business Judgement Rule » peut s’appliquer. L’utilisation de la « Business Judgement Rule » ne mène pas automatiquement à la défense des prétentions revendiquées, mais les tribunaux n’examinent la décision commerciale qu’avec retenue et uniquement si elle était objectivement défendable dans la perspective de l’époque.
 

Approbation et conservation

Il est d’usage et recommandé de faire approuver le procès-verbal de la séance de l’administration au début de la séance suivante. L’administration déclare approuver son contenu ou certaines incertitudes pourront être discutées, tirées au clair et éliminées. Les procès-verbaux font partie des livres de comptes de l’entreprise et doivent être conservés 10 ans au minimum. L’administration est responsable de la conservation des procès-verbaux.