Blog 9: Organisationsreglement in Genossenschaften

Das Organisationsreglement ist ein Instrument der Cooperative Governance und dient dazu, Führung und Verantwortung in der Genossenschaft klar, effizient und transparent zu organisieren und verbindlich festzulegen. Mit dem Erlass und der Umsetzung eines Organisationsreglements schafft die Verwaltung klare Regeln und Rechtssicherheit.
 

Das Organisationsreglement bestimmt im Rahmen der gesetzlichen und allfälliger statutarischer Vorgaben die für die Führung und das Funktionieren der Genossenschaft erforderlichen Gremien resp. Personen und weist den einzelnen Funktionen Handlungs- und Entscheidkompetenzen klar zu. Es schafft damit eine wichtige Governance-Grundlage, Effizienz und Transparenz und nicht zuletzt Rechtssicherheit. Das Organisationsreglement ermöglicht eine ausgewogene Führung und Kontrolle («checks and balances»), vermindert Kompetenzstreitigkeiten und stellt sicher, dass die zentralen Führungsaufgaben und die Verantwortung für deren Erfüllung zwischen Verwaltung und Geschäftsführung geregelt sind.
 

Für Genossenschaften schreibt das Gesetz – anders als bei Aktiengesellschaften, vgl. Art. 716b Obligationenrecht OR – kein Organisationsreglement vor, wenn die Geschäftsführung von der Verwaltung an eine Geschäftsleitung delegiert ist. Da die Organisation der Genossenschaft und der Erlass eines Organisationsreglements nicht bloss eine formaljuristische Übung, sondern vielmehr ein Governance-Instrument ist, tun jedoch auch Genossenschaften gut daran, ihre Organisation in den Statuten und ergänzend in einem Organisationsreglement zu regeln, selbst dann, wenn die Geschäftsführung nicht delegiert ist.

 

Statutarischer Rahmen

Die Statuten können die Organisation der Genossenschaft je nach Bedarf detailliert oder in den Grundzügen regeln. Insbesondere können sie zusätzlich zu den obligatorischen Organen (Generalversammlung, Verwaltung und Revisionsstelle) weitere Organe oder Gremien vorsehen und ihnen unter Berücksichtigung der gesetzlich zwingenden Kompetenzordnung entsprechende Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zuweisen. In der Regel ist es sinnvoll, nur die Grundzüge der Organisation, über welche die Generalversammlung oder ihre Surrogate entscheiden soll, in den Statuten festzulegen und die Details in einem Organisationsreglement zu regeln, da ansonsten bei jede Änderung der Generalversammlung vorgelegt werden muss. Das Organisationsreglement muss sowohl den gesetzlich als auch den statutarisch vorgegebenen Rahmen respektieren und darf insbesondere nicht einem Organ unübertragbar zugewiesene Aufgaben an ein anderes Organ oder Gremium übertragen.

 

Inhalt des Organisationsreglements

Das Organisationsreglement einer Genossenschaft sollte folgende Themen abdecken (vgl. auch Leitfaden Cooperative Governance, idee coopérative Impulse 3 | 2020):

-      Geltungsbereich und Organisationsstruktur (inkl. Aufzählung der Organe und Gremien)

-      Verwaltung und gegebenenfalls Verwaltungsausschüsse

-      Risikomanagement- und Compliance-Funktionen

-      gegebenenfalls Beirat oder weitere Gremien

-      Präsident der Verwaltung

-      Geschäftsleitung

-      Protokollführer (Sekretär) der Verwaltung

-      gegebenenfalls interne Revision

-      Zeichnungsberechtigungen

-      Umgang mit Interessenkonflikten

-      Finanzkompetenzen

-      Geheimhaltung und Rückgabeverpflichtungen.
 

Das Organisationsreglement enthält typischerweise Bestimmungen über

-      Zusammensetzung, Konstituierung und Funktionsweise der Organe und Gremien

-      Aufgaben und Kompetenzen der Organe und Gremien (inkl. Abgrenzungen)

-      Sitzungen und Protokollführung

-      Präsenz- und Beschlussquoren (inkl. allfälliger Stichentscheide)

-      Auskunfts- und Einsichtsrechte

-      Berichterstattung, Kommunikation, Information

-      Entschädigungsgrundsätze (Spesen/Vergütungen).
 

Sinnvollerweise wird das Organisationsreglement ergänzt durch einen Führungskalender und ein Funktionendiagramm. Der Führungskalender legt entlang des Geschäftsjahres und des Sitzungsrhythmus fest, welche Themen in welcher Periodizität behandelt werden. Das Funktionendiagramm (Funktionsmatrix) weist einzelne Aufgaben und Kompetenzen den beteiligten Stellen zu. Weitere Ergänzungen können etwa ein Organigramm oder ein Anforderungsprofil für Gremiumsmitglieder oder auch weitere Reglemente (z.B. Entschädigungs- und Spesenreglement) sein.

In jedem Fall sollte das Organisationsreglement der Komplexität der effektiven Organisation entsprechen. Mit anderen Worten sollte es so schlank wie möglich und so komplex wie nötig sein. Vor allem aber muss es praktisch umsetzbar sein und auch effektiv umgesetzt werden.
 
 

Inkraftsetzung, Überprüfung und Anpassung

In der Regel erlässt die Verwaltung das Organisationsreglement und setzt es in Kraft. Obwohl es auf eine gewisse Dauer ausgelegt ist, sollten sowohl Organisation der Genossenschaft als auch das Organisationsreglement bei Bedarf oder periodisch überprüft, hinterfragt und wenn nötig angepasst werden. Mit dem Beschluss des Inkrafttretens des neuen Organisationsreglements soll – sofern vorhanden – die frühere Version ausser Kraft gesetzt werden.